е-ТТН – що це, і як підготуватися

Електронна товарно-транспортна накладна (е-ТТН) – це цифровий аналог звичайної ТТН, який замінює паперову форму та дозволяє автоматизувати документообіг, контроль вантажу, взаємодію між перевізником, відправником та одержувачем. Детально про те, що означає ТТН, ми вже розповідали, а тепер розберемо особливості та специфіку електронного формату документа.

Основні відмінності е–ТТН від паперової форми

Електронна ТТН – не просто відсканована копія паперового документа. Це цифровий запис у відповідній системі, який має таку ж юридичну силу, що й документ, оформлений «від руки».

Ключова відмінність між обома форматами – специфіка подання та обігу. Якщо «папір» перевозить водій разом з вантажем, то електронна накладна існує лише в цифровому вигляді, й відразу вноситься у Єдиний реєстр.

Ключові особливості е-ТТН:

• створення та підпис тільки онлайн;
• автоматична верифікація та ідентифікація учасників;
• прозорий контроль маршруту;
• автоматична синхронізація з Єдиним реєстром ТТН;
• виключення ризику втрати чи пошкодження документа;
• миттєвий доступ до даних для аудиту та обліку.

За підрахунками експертів, цифровізація процесу скорочує час оформлення документів до 40%.

Кому необхідно використовувати е–ТТН

Відповідно до українського законодавства, е-ТТН обов’язкові для:

• вантажоперевізників;
• відправників і одержувачів товарно-матеріальних цінностей;
• компаній, що працюють у сегменті FMCG, ритейлу, промисловості, фармацевтики.

Тобто це юридичні особи та ФОП, що здійснюють перевезення вантажів для комерційних потреб.

Як працює система електронної ТТН

Алгоритм роботи системи складається з таких етапів:

1. Авторизація. Відправник заходить у систему через обрану платформу.
2. Заповнення. Створює нову електронну ТТН, вносить у форму дані про вантаж, маршрут, відправника та одержувача.
3. Валідація. Система перевіряє коректність заповнення.
4. Підпис. Документ підписуються цифровим підписом.
5. Реєстрація. Накладна надходить до Єдиного реєстру, де їй присвоюється унікальний номер.

Після цього через електронний кабінет можна відстежувати рух вантажу до доставки.

Які дані містить е–ТТН

В електронну накладну вносять дані про:

• відправника й одержувача;
• вантаж: найменування, об’єм, вага, кількість займаних місць;
• транспортний засіб;
• завантаження та розвантаження;
• умови доставки та приймання;
• маршрут руху;
• супровідні документи.

Електронний підпис та юридична сила е–ТТН

Електронна ТТН набуває юридичної сили після підписання. Для цього використовується КЕП – кваліфікований електронний підпис відправника та перевізника. Його наявність гарантує, що документ не був змінений після підписання. Верифікація в системі відбувається миттєво та прозоро.

Платформи та сервіси для оформлення е–ТТН

В Україні працюють кілька акредитованих платформ для роботи з е-ТТН, найпопулярніші: Вчасно, COTA, EDIN, M.E.Doc. Вибір залежить від потреб бізнесу: масштабів, бюджету, необхідності інтеграції з обліковими системами, як-от 1С чи іншими.

Фахівці з логістики компанії Ekol радять: «Вибираючи сервіс, звертайте увагу не лише на ціну, а й на функціональність, якість підтримки, можливість інтеграції з іншими системами. Це заощадить час і гроші в майбутньому».

Етапи переходу бізнесу на е–ТТН

Щоб перехід на нову систему пройшов без додаткових клопотів, фахівці рекомендують дотримуватися такої схеми:

1. Проаналізувати та оцінити поточний документообіг і логістичні операції бізнесу.
2. Порівняти можливості та пропозиції різних сервісів, вибрати оптимальну для свого бізнесу платформу е-ТТН, з якою укласти договір.
3. Отримати КЕП (видається у формі сертифіката) для керівника та уповноважених осіб, які будуть підписувати накладні.
4. Налаштувати систему, за необхідності виконати інтеграцію платформи з вашою системою обліку.
5. Забезпечити навчання персоналу щодо роботи за новою системою.
6. Виконати тестовий запуск для перевірки системи й оцінки помилок.
7. Завершити повноцінний перехід на роботу в системі е-ТТН.

Типові помилки під час роботи з е–ТТН

Попри те, що при переході на електронний формат більшість бізнесів вже розуміють, що таке е-ТТН і як функціонує система, однак на початковому етапі трапляються помилки, які призводять до додаткових ризиків і фінансових втрат.

Серед поширених: неправильне заповнення даних, відсутність КЕП, некоректний опис вантажу, пропуск контрольних точок на маршруті, дублювання документів. Також багато хто недооцінює необхідність резервного каналу інтернету, через що виникає ризик не оформити документи вчасно.

Однак клієнти Ekol можуть уникнути цих проблем, адже компанія забезпечує повний логістичний супровід, що включає не лише оптимальне планування та виконання перевезень, а й роботу з документацією, зокрема оформлення електронних товарно-транспортних накладних. Компанія, як провідний логіст, активно використовує сучасні інструменти, забезпечуючи клієнтам комфортний перехід на цифровий документообіг.

Переваги впровадження е–ТТН для компаній

«Перехід бізнесу на електронні документи – це питання не моди, а ефективності та контролю всіх операцій», – запевняють логісти Ekol. 

Серед ключових переваг, які отримує бізнес від переходу на систему е-ТТН:

• економія часу та грошей, що стають можливі через відсутність витрат на друк, доставку, архівування;
• повна прозорість на всіх етапах контролю за вантажем;
• завдяки валідації даних системою мінімізуються помилки, спричинені людським фактором;
• пришвидшення всього циклу доставки завдяки швидкому документообігу.

Цифровізація логістики – неминучий крок, але з надійним партнером в особі досвідченої логістичної компанії він буде максимально простим.

FAQ

Що таке е–ТТН, і чим вона відрізняється від паперової ТТН?

Це цифрова накладна, яка створюється, підписується та зберігається в електронному форматі.

Кому обов’язково використовувати е–ТТН?

Підприємцям, які працюють з регулярними вантажними перевезеннями.

Які дані потрібно внести до електронної накладної?

Дані про вантаж, учасників перевезення, маршрут, транспортний засіб, а також цифровий підпис.

Чи потрібен КЕП для оформлення е–ТТН?

Так, він гарантує юридичну силу документа.

Як обрати платформу для роботи з е–ТТН?

Орієнтуйтеся на функціональність, можливість інтеграції з вашою ERP тощо.