Як Ekol Logistics цифровізує документообіг

індивідуальний підхід

Виклики

Зі зростанням обсягів перевезень Ekol Logistics зіткнулася з необхідністю масштабної цифровізації документообігу.

Основні виклики:

• Великий обсяг документів у перевезеннях і потреба їх швидкого оброблення
• Часткова залежність від паперових процесів
• Відсутність єдиного стандарту роботи з документами серед клієнтів і перевізників
• Ручні операції, що створювали додаткове навантаження
• Підготовка до обов’язкового переходу на е-ТТН в Україні

Ми вже використовували електронний документообіг для роботи з клієнтами та партнерами, однак товарно-транспортна накладна залишалася останнім паперовим елементом у процесі перевезень.

бізнес цілі

Мета співпраці

Ekol Logistics спільно з сервісом «Вчасно» поставили перед собою завдання:

• Повністю цифровізувати документообіг у перевезеннях
• Автоматизувати обмін документами між усіма учасниками процесу
• Скоротити час обробки та погодження документів
• Підготувати бізнес до переходу на е-ТТН у 2027 році
• Побудувати єдину екосистему роботи з документами

Досягнення цих цілей створює основу для масштабованої цифрової моделі логістики та подальшої інтеграції з ринковими стандартами е-ТТН.

індивідуальний підхід

Рішення

1. Впровадження електронного документообігу («Вчасно.ЕДО»)

Першим етапом стало впровадження сервісу «Вчасно.ЕДО», що дозволило:

• перевести в електронний формат:
  • замовлення
  • договори
  • акти наданих послуг
• підключити понад 1000 перевізників до системи
• досягти 96% цифрових перевезень

Це стало фундаментом для подальшої цифровізації логістичних процесів.

2. Тестування електронної ТТН («Вчасно.ТТН»)

З червня 2025 року Ekol Logistics разом із «Вчасно» розпочали тестування сервісу «Вчасно.ТТН» у межах експериментального проєкту.

Ключові етапи включали:

• налаштування нових бізнес-процесів
• інтеграція сервісу з внутрішніми системами (WMS, TMS)
• автоматизація створення та обміну ТТН
• навчання співробітників і водіїв

3. Інтеграція та автоматизація процесів

Було реалізовано повноцінну інтеграцію між системами:

• WMS і TMS Ekol
• сервісами «Вчасно.ЕДО» та «Вчасно.ТТН»

Це дозволило:

• автоматично створювати документи
• передавати їх між сторонами без ручного втручання
• зменшити кількість помилок
• прискорити обробку перевезень

4. Робота з усіма учасниками логістичного процесу

Перевізники:

• забезпечені інструментами для електронного підпису
• отримали доступ до мобільного застосунку «Вчасно.ТТН»
• пройшли навчання

Клієнти:

• узгоджено бізнес-процеси та ролі
• налаштовано обмін даними
• впроваджено КЕП

Команда Ekol:

• проведено навчання
• створено технічну підтримку
• забезпечено супровід змін

Особливості проєкту

• Ekol одночасно виступає у трьох ролях:
  вантажовідправник, перевізник і вантажоодержувач
• Проєкт охоплює всі ланки логістичного ланцюга
• Впровадження відбувалося у форматі експериментального проєкту разом із «Вчасно»

успішна співпраця

Результат

Спільний проєкт Ekol Logistics та «Вчасно» дозволив досягти:

• 97% перевезень у цифровому форматі
• повної автоматизації більшості документів
• значного скорочення часу обробки
• прискорення фінансових розрахунків
• зменшення ручної роботи
• підвищення прозорості процесів

Цифровізація документообігу стала не лише інструментом оптимізації, а й фундаментом для подальшого розвитку логістичних процесів. Впроваджені рішення дозволяють масштабувати операції, швидше адаптуватися до змін ринку та забезпечувати стабільну взаємодію з клієнтами й партнерами.

Отриманий досвід дає змогу Ekol Logistics не просто підготуватися до нових регуляторних вимог, а й формувати підходи до цифрової логістики, які поступово стають стандартом галузі.

Висновок

Досвід співпраці Ekol Logistics та «Вчасно» демонструє, що перехід на е-ТТН – це не просто впровадження окремого інструменту, а трансформація всієї логістичної моделі. 

Успішна реалізація такого переходу базується на кількох ключових факторах: ранньому старті та проактивній позиції, партнерстві з технологічним провайдером, інтеграції систем, навчанні команди та запуску рішень через пілотні проєкти перед масштабуванням. 

У результаті цифровізація документообігу вже сьогодні стає стандартом ринку, а компанії, які починають цей шлях раніше, отримують відчутну конкурентну перевагу.